O Centro Universitário Avantis (UniAvan), de Balneário Camboriú, já está com seus processos todos digitalizados, seguindo a Portaria 315 do MEC, que prevê que todas as Instituições de Ensino Superior (IES) devem digitalizar a documentação referente às atividades.
A UniAvan acelerou as buscas por uma solução que atendesse as demandas internas e pudesse ser integrada com os sistemas de gestão já usados. “Nesta busca, conhecemos a Tecfy e a solução da Secretaria Digital, que atendia nossas necessidades e tinha um time à nossa disposição para esclarecer dúvidas em tempo quase que real”, explica Elisabeth Reis do Nascimento, coordenadora do arquivo da UniAvan.
As soluções foram integradas entre Uniavan e Tecfy dando origem a uma nova modalidade: matrícula online. O próprio aluno insere os documentos na plataforma e os dados são armazenados automaticamente — pois se faltar alguma informação, o próprio sistema faz a solicitação.
Oito mil alunos
A Uniavan tem mais de 2800 alunos no formato presencial e 5500 no EAD no campus sede e nos 17 polos pelo Brasil. Não há espaço físico disponível para o acervo, que é eliminado com a solução da Secretaria Acadêmica — uma vez que não há limite de armazenamento no digital.
“Além de reduzirmos em 99% o tempo de busca de documentos específicos, de 20 para dois minutos – era preciso sair da sala, ir a outro andar e encontrar o documento requerido no acervo vivo ou arquivado. Agora, basta digitar e ele aparece em tempo real, na tela”, continua Elisabeth.
Já para a área do diploma, o prazo, que antes era de 1,5 ano para a confecção do material, passou a a ser de uma semana. “Economizamos tempo, e ainda evitamos a falta de segurança, como a falsificação, que acontecem no ambiente físico”, diz Elisete Rhoden, coordenadora de registro de diplomas e certificados da UniAvan.
